[구글문서] 양식을 공유할 때 유용한 팁

 

가끔 구글 문서, 시트, 설문지, 프레젠테이션 등을 공유하면서 

"사본으로 만들어서 쓰세요~"

할 때가 있는데 깜박하시고 바로 그 파일에 작성하는 경우가 있습니다. 

이럴 때 쓸 수 있는 기능으로 "강제 복사 링크(Forced Copy Link)"가 있습니다. 

 

  언제 쓰면 좋을까요?

강제 복사 링크는 Google 문서 도구에서 원본 문서를 보호하면서도 

다른 사용자가 해당 문서의 사본을 만들 수 있게 하는 기능을 말합니다. 

사용자는 URL의 일부를 변경하여 이 강제 복사 링크를 생성할 수 있으며, 

이 링크를 통해 문서에 접근한 사용자는 문서의 사본을 자신의 드라이브에 직접 저장하게 됩니다.

그래서 원본 문서가 아닌 복제해서 사용하게끔 주는 양식을 전달할 때 

바로 사본을 생성할 수 있는 링크로 바꾸어서 주면 좋습니다. 

 

  실행 방법 

1. **Google 문서(Docs), 스프레드시트(Sheets), 프레젠테이션(Slides)에서**: 원하는 문서를 엽니다.
2. 문서의 URL을 복사합니다. 

     URL은 보통 다음과 같은 형식을 가집니다:

     `https://docs.google.com/document/d/문서ID/edit`
3. URL에서 `/edit` 부분을 `/copy`로 변경합니다. 

     변경된 URL은 다음과 같은 형식을 가집니다:

     `https://docs.google.com/document/d/문서ID/copy`
4. 이 변경된 URL을 공유하면, 링크를 클릭한 사람은 원본 문서의 사본을 자신의 Google 드라이브에 저장하게 됩니다.

  주의 사항 

단, 문서의 공유 설정이 "링크가 있는 모든 사용자"에게 열람 권한이 있거나,

      특정 사용자에게 공유된 상태여야 합니다. 그렇지 않으면 수신자는 문서에 접근할 수 없습니다.

또한 복사 강제 실행 링크는 수신자가 문서의 사본을 만들도록 유도하지만,

        수신자는 Google 계정으로 로그인해 있어야 하며, 문서에 대한 접근 권한이 있어야 합니다.

  결과 화면 

링크를 수정하여서 배포하면 아래와 같이 바로 사본 만들기 버튼 화면이 나옵니다.

  다른 것도 가능한가? 

구글 문서, 시트, 프레젠테이션을 제외한

다른 도구들은 단순히 url 링크만 수정한다고 해서 사본이 생성되지 않습니다. 

다만 구글 설문지는 설문 링크가 아닌 편집 화면 링크에서 /copy로 수정해도 가능합니다.

구글 사이트는 설정에서 사본 만들기를 따로 눌러서 할 수 있습니다. 

 

 

그 외 추가 팁

링크를 수정하여 유용하게 사용할 수 있는 몇 가지 추가 팁이 있습니다.

 

1. 템플릿으로 사용하기

문서, 스프레드시트, 또는 프레젠테이션을 템플릿으로 제공하고 싶을 때,

URL의 끝부분을 `/edit`에서 `/template/preview`로 변경할 수 있습니다.

이렇게 하면 사용자가 링크를 열었을 때

"템플릿 사용" 버튼을 통해 문서의 사본을 자신의 드라이브에 저장할 수 있게 됩니다.

(둘 다 원본 파일은 유지하며 독립된 문서를 생성한다는 점에서는 같습니다.

다만 템플릿은 형식을 이용한다. 사본은 그대로 복제한다는 의미만 살짝 다릅니다.

결과만 놓고 보면 크게 차이 없는데 사본 생성시에는 제목이 ~의 사본으로 저장됩니다.)

https://docs.google.com/document/d/문서ID/template/preview

 

2. 미리보기 모드

문서를 미리보기 모드로 공유하고 싶을 때,

URL의 끝부분을 `/edit`에서 `/preview`로 변경할 수 있습니다.

이렇게 하면 편집 도구나 메뉴 없이 내용만 보여주는 미리보기 페이지로 이동합니다.

https://docs.google.com/document/d/문서ID/preview

3. PDF로 직접 다운로드

 PDF 파일로 직접 다운로드하는 링크를 생성하고 싶을 때,

URL의 끝부분을 `/edit`에서 `/export?format=pdf`로 변경하여

PDF 다운로드 링크를 만들 수 있습니다.

https://docs.google.com/document/d/문서ID/export?format=pdf

 

시트와 프레젠테이션의 경우는 위의 방법으로는 가능하지만 

원하는 형태가 있는 경우 해당 페이지에서 다운로드 받는 것을 추천합니다. 

하나 더! 시트 전체를 다운 받지 않고 특정 시트만 받길 원하면

아래와 같은 주소를 이용합니다. 

https://docs.google.com/spreadsheets/d/시트ID/export?format=pdf&grid=시트번호